Organizando a caixa de entrada




Séculos atrás vi vários artigos sobre GTD. GTD é Getting Things Done, ou na tradução livre, Resolvendo Coisas. Minha caixa de entrada no trabalho é uma coisa de louco. Recebo mensagens de sistemas automatizados, comunicação interna da empresa, pedidos de aprovações diversos, dúvidas de usuários, cobranças de status de projetos e ainda pendências operacionais, fora os pedidos bizarros que aparecem para resolver.

Em média são quase 200 mensagens por dia e manter a caixa de entrada zerada é um desafio. Pior são aqueles assuntos que não são resolvidos no mesmo dia e você precisa cobrar no dia X. Pois bem. Eu já criei uma série de regras no meu Outlook que já direciona cada tipo de mensagem para seu devido lugar.

Por exemplo, os pedidos de aprovação que costumam ser enviados por meia dúzia de áreas são encaminhadas para uma pasta. Já as mensagens de comunicação do RH, vão para outra. As mensagens da chefe (gerente e diretora) são pintadas de outra cor, mas ficam onde estão, na caixa de entrada. Assuntos resolvidos vão para o arquivo de pastas particulares e esta semana criei uma nova estrutura de pastas na minha Inbox.

Eu sei que cada um dos assuntos, caso chegue ao final do dia sem resolução, preciso cobrar no dia seguinte, ou no máximo na semana seguinte. Para isto, criei 5 pastas onde coloco os assuntos que preciso cobrar na segunda, terça, quarta, quinta ou sexta feira. Além destas 5 pastas tenho ainda uma pasta chamada “arquivar” que eu coloco as mensagens que eu acabo resolvendo por email através do smartphone. Quando chego ao desktop, movimento as mensagens desta pasta para seu equivalente na pasta particular. Digo, para a pasta do assunto correspondente.

Com esta organização consegui manter minha caixa de entrada com zero mensagens sempre ao final do dia e sei o que devo cobrar nos dias da semana. A minha rotina em relação à caixa de entrada passou a ser a seguinte. Verifico primeiro a caixa de entrada e então parto para a caixa correspondente ao dia da semana do dia corrente.

Claro que esta organização pode não funcionar para você, então se você quer ser mais produtivo, leia as dicas de GTD para seu email aqui. Também recomendo ler as dicas da 43Folders para manter sua caixa de entrada sempre limpa e suas tarefas organizadas.




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