Como criar um calendário dinâmico no Excel a partir de uma lista de eventos

O vídeo mostra como partir de uma lista simples de datas e descrições para construir um calendário visual em Excel, em que os eventos aparecem automaticamente nos dias corretos. Esse calendário permite trocar mês e ano em uma lista suspensa, visualizar semana do ano, destacar a data de hoje e atualizar tudo assim que um novo evento é incluído na base.​

Passo 1: montar a grade de datas

O ponto de partida é uma lista de eventos com duas colunas principais, uma para a data e outra para o nome do evento. Em outra área da planilha, o autor monta a grade do calendário com os dias da semana (segunda a domingo), o nome do mês e o ano, que serão usados como base para as fórmulas.​

Para preencher os dias na grade, ele usa a função SEQUENCE, criando blocos de 7 números (uma linha por semana) e deixando uma linha abaixo de cada semana para exibir as descrições dos eventos. Em seguida, combina a data do primeiro dia do mês (montada com o número 1, o mês e o ano selecionados) com a função WEEKDAY para descobrir em que dia da semana esse primeiro dia cai e ajustar o início da sequência.​

Um detalhe importante é formatar as células como datas, o que faz a SEQUENCE avançar automaticamente pelos dias do mês e continuar para o mês seguinte, mesmo que a fórmula apenas some números. Isso permite que, ao escolher outro mês ou ano, toda a grade de datas seja recalculada de forma dinâmica.​

Passo 2: tornar mês e ano dinâmicos

Para trocar o mês e o ano por meio de listas suspensas, o vídeo cria uma coluna auxiliar com os nomes dos meses e outra com os anos disponíveis. As células onde ficam o mês e o ano são mescladas e centralizadas para formar um cabeçalho visual na parte superior do calendário.​

Com essas listas prontas, ele aplica Validação de Dados do tipo Lista nas células do mês e do ano, usando como origem as colunas auxiliares. Assim, quando o usuário escolhe outro mês ou ano na lista suspensa, as fórmulas que montam a data inicial se atualizam, e toda a grade do calendário é recalculada automaticamente.​

Passo 3: trazer os eventos para dentro do calendário

Com o calendário de datas pronto, o passo seguinte é puxar as descrições dos eventos da lista original para as células correspondentes do calendário. Para isso, o autor usa a função FILTER, que retorna todas as descrições cujas datas sejam iguais à data da célula do calendário.​

Como nem todo dia terá eventos, a fórmula inclui o argumento if_empty da FILTER com aspas duplas, pedindo que a célula fique em branco quando não houver correspondência. Em seguida, a fórmula é copiada para as demais células da área de eventos do calendário, garantindo que cada data busque os textos corretos.​

Quando há mais de um evento no mesmo dia, a FILTER sozinha gera erro de derramamento, porque tenta preencher mais linhas do que o espaço disponível. Para resolver isso, o vídeo introduz a função TEXTJOIN, que junta em uma única célula todos os textos retornados por FILTER, separados por vírgula e espaço, ignorando células vazias.​

Passo 4: formatar o calendário

Depois que o calendário está funcional, o autor trabalha na aparência, começando por mover colunas auxiliares para outra planilha para liberar a área do calendário. Em seguida, aumenta a altura das linhas onde ficam os eventos, centraliza o conteúdo, ativa quebra de texto e remove as linhas de grade, dando mais espaço para ler descrições maiores.​

As colunas dos dias são ajustadas em largura e os títulos (mês, ano e nomes dos dias) recebem tamanhos de fonte maiores, negrito e cores de preenchimento que destacam o cabeçalho. Bordas claras são aplicadas ao redor de cada dia, o que faz o calendário realmente ganhar forma de grade visual.​

O vídeo também sugere diferenciar fins de semana com uma cor de preenchimento mais clara, facilitando a leitura e a separação entre dias úteis e não úteis. O resultado é um calendário que não apenas funciona, mas também se parece com um calendário profissional.​

Passo 5: adicionar número da semana e destacar a data atual

Para incluir o número da semana, o autor adiciona uma coluna ao lado do calendário e usa a função WEEKNUM aplicada à data da primeira linha de cada semana. Mesmo quando a primeira semana do mês inclui dias do mês anterior, a função calcula corretamente o número da semana do ano, e o autor testa isso alternando meses e verificando a continuidade da numeração.​

Depois, ele mescla as células dessa coluna por semana, centraliza o texto, aplica formatação semelhante à dos fins de semana e adiciona bordas, deixando o número da semana visualmente alinhado com cada linha da grade. Isso dá contexto adicional para quem usa o calendário em planejamentos semanais.​

Para destacar a data atual, o vídeo utiliza Formatação Condicional baseada em fórmula, aplicando a regra C4 = TODAY (ajustada para a primeira célula de data da seleção). Quando há erro com aspas no TODAY, o autor corrige removendo as aspas, e a regra passa a funcionar, preenchendo com cor (por exemplo, laranja) a célula correspondente ao dia de hoje.​

Passo 6: atualizar e expandir o calendário

Por fim, o autor mostra que, ao adicionar uma nova linha na lista de eventos e alterar o texto ou a data, o calendário se atualiza automaticamente, sem necessidade de apertar nenhum botão de atualização. Isso demonstra a vantagem de usar fórmulas dinâmicas e referências bem estruturadas para criar um calendário que acompanha a evolução dos dados.​

Ele também comenta uma limitação: quando há vários eventos no mesmo dia, a solução proposta só exibe os textos concatenados em uma célula, sem controlar horários separados. Como solução prática, sugere incluir o horário diretamente na descrição do evento, de forma que o texto final já traga essas informações no calendário.​